We werken tegenwoordig vaak thuis en mailen wat af. Hoe zorg je dan dat je mailbox niet continu overstroomt? Cynthia Schultz van Structuurjunkie geeft tips voor meer grip op je mail.
- Begin je ochtend niet met je mail, want dat beïnvloedt de rest van de dag. Neem je eigen planning als basis en werk daar aan (steeds één ding tegelijk), zodat jij in charge bent – en niet je mailbox.
- Kies vaste momenten om je mail te doen en zet ze in je agenda. (En begin dan niet klakkeloos de eerste bovenaan te beantwoorden, maar werk gestructureerd en met mapjes.)
- Reageer zo kort mogelijk op mails, bijvoorbeeld met bullets.
- Beperk de hoeveelheid, bijvoorbeeld door geen reply’s als ‘thanks’, ‘yes!’ of ‘doen we!’ meer te sturen. En voorkom eindeloos cc’en en mailtjes doorsturen zonder duidelijke vraag of informatie (zodat iemand eerst de hele mailwisseling moet doorspitten).
- Maak afspraken met collega’s met wie je veel mailt: wat doen we als iets echt spoed heeft? Bijvoorbeeld elkaar bellen of appen. (Tip: op de iPhone kun je al je meldingen uitzetten door op het maantje (niet storen) te drukken. Als iemand je twee keer achter elkaar belt, krijg je de oproep alsnog binnen.)
- Spaar vragen zo veel mogelijk op voor (online) meetings.
- Samen aan een document in de cloud werken scheelt heel vaak heen en weer mailen.
Meer lezen?
- Tips voor thuiswerken: zes tools.
- Zo houd je je focus en aandacht bij je werk (met tips).
- Neem een kijkje op de website van Structuurjunkie.
Fotografie Sharon Tay/Unsplash.com
