Tips van andere thuiswerkers voor een productieve werkdag

Met het vele werken aan de keukentafel komen er nieuwe uitdagingen langs. Hoe zorg je bijvoorbeeld voor structuur en focus door de dag heen, en hoe ‘praat’ je met je collega’s op afstand? Vier mensen delen hun tips en trucs.

1. Meer focus: Tomato-timer

Elodie Kint (26) is journalist en tekstschrijver en werkt vanuit huis als freelancer voor diverse opdrachtgevers.

Gebruikt: Tomato-timer.com

“Gemiddeld schrijf ik aan zes projecten per week en soms komen er nog andere opdrachten tussendoor. Ik moet veel verschillende deadlines in de gaten houden en alles zo organiseren dat ik op tijd kan leveren. Het is voor mij dus belangrijk om geconcentreerd door te kunnen werken. Mijn to do’s schrijf ik op in een papieren planner van Structuurjunkie. Ik ben best snel afgeleid – vooral door mijn telefoon, daarom gebruik ik de Pomodorotechniek om goed te focussen. Daarvoor zet je een timer op 25 minuten en werk je in die tijd zonder afleiding door. Ik gebruik daarvoor de website Tomato-timer.com. Als de tijd om is, klinkt er een signaal en kun je kiezen voor een korte pauze van vijf minuten of een iets langere van tien. In die pauzes lees ik de berichten op mijn telefoon, hang ik de was op of pak ik koffie. Het idee is dat je na die korte onderbreking weer frisser verder kunt.

Vliegtuigstand

Daarnaast zet ik mijn telefoon in vliegtuigstand en leg ik ’m uit het zicht als ik door wil werken. Tijdens het schrijven luister ik naar focus frequency-geluiden die ik via YouTube afspeel. Ik kan niet goed tegen stilte en bij muziek ga ik meezingen. Deze geluiden schijnen bepaalde gebieden in je hersen te prikkelen waardoor je je nog beterkunt concentreren. Ik word er heel rustig van. Je moet wel wat zelfdiscipline hebben om zo te kunnen werken, maar zeker als ik druk ben, helpt het me goed. Ik vind het verrassend hoeveel werk ik kan verzetten in 25 minuten. Als ik deze methode niet gebruik, doe ik soms wel drie keer zo lang over het schrijven van een simpel blog.

Dagverdeling

Ik heb ook ontdekt dat ik in de ochtend het beste kan nadenken, daarom plan ik mijn schrijfuren vooral in de ochtend. In de middag beantwoord ik e-mails of plan ik interviews. Ik merk dat meer pauzes nemen goed is voor mijn creativiteit. Vroeger at ik nog weleens een boterham achter mijn bureau, maar nu dwing ik mezelf om even achter mijn scherm vandaan te gaan.”

2. Legere mailbox: Slack

Lukas Muijs (32) is business intelligence analist en volgt een opleiding data analytics.

Gebruikt: Slack

“Voor mijn werk is het noodzakelijk dat ik op de hoogte ben van de laatste technische ontwikkelingen en weet hoe de nieuwste programma’s werken. Daarom doe ik een studie die me meer leert over onderwerpen als machine learning en artificial intelligence. Ik besteed er twee avonden per week en de zaterdagen aan. Afgelopen tijd studeerde ik vooral vanuit huis, maar we mogen nu op zaterdagen weer bij elkaar komen op de campus. Dat is fijn, want het sociale aspect vind ik belangrijk en leuk, zeker in deze tijden van veel thuiswerken. Op dinsdag- en donderdagavond volg ik de colleges nog wel online, via Zoom.

Berichtjes sturen

Voor het contact met mijn docenten en studiegenoten gebruik ik Slack. Het is een heel laagdrempelige manier om berichtjes naar elkaar te sturen, minder formeel dan bijvoorbeeld e-mail. Je kunt even snel een vraag stellen en ook het doorsturen van documenten is heel makkelijk. Vooral als je tegelijk met iemand anders ergens aan werkt, is het handig om via Slack te overleggen. Tijdens de online colleges staat het aan, of als we samenwerken aan een project. Het scheelt vooral veel mails tikken en beantwoorden.

Via Slack stuur je vaak korte en praktische berichten, dus het kost veel minder tijd. Eigenlijk zit het een beetje tussen bellen en e-mailen in qua communicatievorm. Als je iemand belt, dwing je die persoon tot het direct geven van een antwoord, en per e-mail een vraag stellen kan juist weer even duren. Berichten via Slack zijn ongedwongen en snel te beantwoorden. Ik vind het heel prettig om zo met mijn studiegenoten en docenten te kunnen overleggen.”

3. Meer grip op je tijd: Toggle, Forest en Asana

Cynthia Schultz (30) is structuurcoach en oprichter van Structuurjunkie.

Gebruikt: een papieren planner, Toggl, Forest en Asana

“Op de basisschool had ik al een agenda, want ik heb plannen altijd leuk gevonden. Ik ben nu tien jaar ondernemer en zeven jaar geleden heb ik een burn-out gehad. In de periode daarna ontdekte ik wat meer structuur aanbrengen in je leven je kan opleveren. Het geeft me rust en ik heb meer grip op mijn tijd, en dus op mijn leven. Meestal maak ik op zondag een planning voor de hele week, al laat ik wel ruimte open voor dingen die spontaan voorbijkomen.

Als eerste plan ik mijn vrije momenten in. Als je dat niet doet, blijft er – naast werk, gezin, sport of een cursus – vaak geen tijd over. Dit hoor ik ook vaak van mensen die ik begeleid. Zelf kan ik soms best overweldigd raken door de hoeveelheid werk die ik moet verzetten, maar het helpt me dan juist om naar mijn planning te kijken. Wat moet echt nu en wat kan ik verplaatsen of uitbesteden?

Uren registreren

Ik moet er soms voor waken dat ik niet te productief ben. Er is een grens aan de hoeveelheid werk die je in een week kunt doen. Toggl helpt me om hier scherp op te zijn. Dit is een programma waarmee je je uren kunt registeren. Voor mij werkt het indrukken van die timer als een soort mentale startknop als ik aan het werk ga. Aan het einde van de week kijk ik kritisch waar ik mijn tijd aan heb besteed. Die bewustwording vind ik heel waardevol, het geeft me inzicht. De app Forest zet ik aan als ik gefocust aan iets wil werken. Met mijn teamleden werk ik in Asana, een programma waarin je samen taken kunt afwerken. Dat bevalt heel goed, ook omdat we niet meer hoeven te overleggen of een taak is uitgevoerd. Dit systeem van een papieren planner in combinatie met digitalehulpmiddelen is heilig voor mij.”

4. Hoofd leegmaken: Trello

Yvonne Renckens (39) is oprichter van het PowerVrouwennetwerk en helpt ondernemers bij hun zichtbaarheid online.

Gebruikt: Trello

“Trello is de ruggengraat van mijn bedrijf. Alles schrijf ik erin op. Mijn belmomenten, socialmediaplanningen, de gegevens van mijn klanten en aantekeningen van alle telefoongesprekken. Toen mijn laptop in het buitenland een keer crashte, moest ik een nieuwe kopen en toen ik daarop inlogde kon ik heel eenvoudig weer bij al mijn gegevens. Ik werk er ook graag mijn ideeën in uit. Ik vind het vooral visueel een heel overzichtelijk programma. Het lijkt op een digitaal memobord met van die post-its die je kunt verplaatsen. Het enige nadeel is dat ik af en toe een bord kwijt ben, omdat ik er zo ontzettend veel heb aangemaakt.

Alle ideeën die voortdurend in mijn hoofd rondspoken probeer ik in Trello te stoppen. Ik werk aan veel tegelijk en als ik mijn ideeën opschrijf, kan ik ze even parkeren en zijn ze uit mijn hoofd. Het helpt me om meer overzicht te krijgen en ik kan me daardoor beter concentreren op de dingen die ik moet doen.

Planningen maken

Normaal reis ik vrij veel en pas ik vijf tot zes keer per jaar op verschillende huizen en huisdieren, bijvoorbeeld op de Azoren of in Silicon Valley. Met mijn bedrijf kan ik overal werken waar ik online kan zijn en daarom is Trello ook een logische keuze voor mij. Door corona ben ik nu meer thuis, maar toch heb ik mijn werkwijze niet aangepast. Zonder Trello zou ik me echt geen raad weten. Dan blijf ik met te veel dingen in mijn hoofd zitten en dat zou voor te veel afleiding zorgen.

Meestal maak ik op zaterdag een planning voor de komende week. Als eerste schrijf ik mijn sport- en rustmomenten op. Het werk voor mijn klanten komt pas daarna. Dat klinkt misschien een beetje raar voor een ondernemer, maar ik heb na drie burn-outs ontdekt dat rust en regelmaat heel belangrijk voor me zijn. Als ik dit niet doe, cijfer ik mezelf weg en schrap ik die momenten voor mezelf weer als eerste. Mijn gezondheid is sterk verbeterd sinds ik dit doe en het lukt me nu weer om fulltime te werken.”